Szervezeti Ombuds

Ombuds a szervezetben

A szervezeti ombuds sajátosságai a jelző és megelőző és kiegészítő funkció. Objektíven és semlegesen gyűjt és prezentál információkat és a szervezetben lévő trendeket, azaz ismétlődő folyamatokat tárja fel.

A szervezeti ombuds állandó jelenléttel egy biztos jelző funkcióként szolgálja a szervezetet, megóvva azt számos kellemetlenségtől (hírnév csorbulása, pénzügyi veszteség stb.) Az ombuds egy minden egységtől független és pártatlan személy, akinek elsődleges célja a szervezeten belüli aggályok, destruktív ismétlődő mintázatok, trendek felszínre hozása, azok kezelése, továbbá a szervezeti folyamatok állandó monitorozása, javítása. Egy biztonságos közeg megteremtése, ahol teljes titoktartásban és informális keretek között segíti a szervezet tagjai által megfogalmazott mintázatok megoldási lehetőségeit feltárni, kiemelt hangsúlyt fektetve az egyenlő bánásmódra.

Főbb jellemzői, előnyei

Csökkenti a költségeket. Az ombuds fő feladata a szervezetben kialakult feszültségek és konfliktusok rendezése, aminek köszönhetően csökkenti a szereplők terhét így felszabadít kapacitásokat, aminek eredményeképpen nő a termelés. Egy 2017-es felmérés szerint a felső vezetők munkaidejük minimum 25-40 %-t munkahelyi konfliktusok kezelésével töltik.

Korai jelzőrendszer. Az ombuds program korai trendelemzéssel foglalkozik, meghatározza a potenciális új tendenciákat és feltárja a szervezetben előforduló érzékeny kérdéseket. Ez az informális csatorna jelzi a szervezetben előforduló visszaéléseket, a nem megfelelő kommunikációs, viselkedési stílusokat, és az etikátlan magatartását. Az összegyűjtött mintákat és tendenciákat az ombuds névtelenül osztja meg a vezetéssel, annak érdekében, hogy a hivatalos csatornák képesek legyenek proaktívan kezelni a helyzeteket, mielőtt azok elfajulnak és/vagy jelentős negatív hatást gyakorolnak a vállalatra nézve (hírnév, pénzügyi veszteség stb.).

A munkatársak elköteleződésének és termelékenységének megőrzése. A szervezeti ombuds megléte egy pozitív üzenet a munkavállalók részére, miszerint az ő véleményük is fontos és számít a cég számára. Ombuds programmal rendelkező alkalmazottak arról számoltak be, hogy elhagyták volna a vállalatot, ha nem lett volna ez a biztonságos alternatív csatorna, ami segített nekik egy kellemtelen problémás helyzetet megoldani. A munkahely megfelelő légköre és az odafigyelés (számít, amit mondok) növeli a lojalitást és a termelékenységet is.

Biztonságos hely megteremtése, ahol mindenki megoszthatja nézőpontját, sérelmét aggályait megtorlás, félelem és következmény nélkül, ahol ötletek születnek az aggodalmaik és kérdéseik kezelésére, anélkül, hogy formális csatornára lépnék, és nyilvános / hivatalos vizsgálatokat kezdeményeznének. Az ombuds a munkatársakat arra ösztönzik, hogy egy védett környezetben megosszák tapasztalataikat és segítsenek navigálni az olyan problémák megoldásában, amelyek általában nem kerülnek megnevezésre, de kockázatot jelentenek a szervezetre.

Mikor alkalmazzuk?

• A folyamatok javítása és a teljesítmény/termelés maximalizálása érdekében.
• A magas mértékű fluktuáció megakadályozáskor.
• Munkaerő megtartás érdekében
• A munkaadó és a munkavállaló közötti kétirányú kommunikáció erősítése érdekében.
• Ha a szervezetben elszaporodnak a destruktív ismétlődő mintázatok, folyamatok, visszaélések és etikátlan viselkedési formák.

Ami mindenképpen kell hozzá a vezetés részéről:

• Nyitottság, őszinte javítási szándék
• A folyamat nyílt, transzparens kezelése
• Feltárja a fluktuáció valós okait
• Növeli a termelékenységet
• Fokozza a versenyképességet
• Extra kapacitásokat szabadít fel
• Csökkenti a költségeket
• Megtartja a munkaerőt

További kapcsolódó témák és szolgáltatások:

Szervezeti Ombuds Nap beszámoló
Szervezeti mediáció 
Kultúra alakítás