Mennyit futsz százon? Felkészülés az első 100 napra egy új vezetői pozícióban – 3. rész – Tudástranszfer és kapcsolatépítés

Cikksorozatunk első részében a belépést megelőző időszakban átgondolásra érdemes témákkal foglalkoztunk, a második részben pedig az első aktivitások megtervezéséről volt szó. Most a betanulás, átadás-átvétel időszaka kerül terítékre.

Az új pozícióban az első időszak fontos feladata a vezető betanítása, amelyhez általában betanulási terv is készül. Ezek minőségében, szakmai mélységében és részletességében nagyon széles a skála. Ha el is készül a dokumentum, a betanulás tervezett haladását a hétköznapok hektikussága gyakran felülírja. Ennek következménye lehet, hogy ez a terv valójában tényleg csak egy dokumentum marad, ami mögött nincs vagy csak nagyon felületes a valós tartalom.

Egy másik tapasztalat, hogy ezek a betanulási tervek nagyrészt az új pozícióhoz szükséges szakmai ismeretek átadására, folyamatok megismerésére fókuszálnak. Ez az „explicit tudás” nagyrészt különböző dokumentumokban, leírásokban fellelhető, objektív technikai információkon, adatokon, folyamatlépéseken nyugszik, ezáltal viszonylag könnyen átadható, elmagyarázható. 

Az implicit tudás birtokosa

Létezik azonban egy ennél árnyaltabb, ún. „implicit tudás”, amely szubjektív egyéni tapasztalatokból, illetve a kapcsolatok szintjén keletkezik. Ez az a tudás, ami nem dokumentált, nehezebben hozzáférhető, és talán kevesebb is a nyitottság ezek átadására.  Ennek az implicit tudásnak kulcsfontosságú birtokosa nem más, mint az előd. Amennyiben az új vezetői pozíciónkat előttünk betöltő vezető elérhető, használjuk őt (a szó jó értelmében) minél több információ megszerzésére. Neki olyan tudás- és tapasztalatbázisa van a terület működéséről, ami nekünk is hasznos lehet.  

A tudástranszfer keretei

Ha ki szeretnénk használni az előddel történő tudástranszfer lehetőségét, készüljünk fel erre nagyon tudatosan! 

Fontos, hogy teremtsük meg ennek a beszélgetésnek (akár több alkalommal is) a formai kereteit, legyen elegendő időkeret és megfelelő helyszín. 

A beszélgetést megelőzően érdemes közösen egyeztetni azokat a témákat, amelyekről beszélni szeretnénk, majd állítsunk össze egy kérdéskatalógust. Ezzel a szisztematikus felkészüléssel biztosítani tudjuk, hogy a pozícióváltás szempontjából fontos témákat érintsük,  így ezeket az információkat nem kell később bonyolultabb utakon keresztül megszereznünk.

Minden pozícióban más témák és kérdések lehetnek relevánsak, de íme néhány dolog, amelyek általánosságban érdekes szempontok lehetnek: 
 A vezetett terület szempontjából fontos kulcsszereplők és társterületek, partnerek azonosítása

• Vállalati szabályozások, írott és íratlan szabályok
• Viszonyulás a vállalati/területi stratégiához, célok, kultúra
• Folyamatok, felelősök, mutatószámok
• Struktúrák (hierarchia, munkakörök, erőforrások stb.)
• Piac, trendek
• Sikerek és kudarcok
• A csapat összetétele, teljesítménye, együttműködése
• Aktuális fókusztémák, függőben lévő ügyek
• Bármilyen egyéb tanács, ami jól jöhet

A fenti témaköröket bontsuk alá minél több konkrét kérdéssel. Hogy a kapott információk ne vesszenek el, érdemes a beszélgetés során jegyzeteket készíteni, így azokat később is elő tudjuk venni. 

Hogy összeálljon a puzzle

Itt azonban még nincs vége a munkának! A következő lépés a kapott információk rendszerezése, elemzése. Próbáljunk összefüggéseket találni, egymáshoz illeszteni a puzzle darabokat. Valószínűleg ekkorra már saját megéléseink, tapasztalataink is lesznek az új pozícióban, nézzük meg, hogyan viszonyulnak ezek a tudástranszfer során birtokunkba jutott információkhoz. 

Természetesen nem az a cél, hogy az előd elvárásai, elképzelései szerint működjön a továbbiakban a terület, de a tőle kapott tudás segíthet minket abban, hogy gyorsabban átlássuk és megértsük a helyzetet, jobb és mélyebb bepillantást nyerjünk a szűkebb-tágabb munkakörnyezetbe, illetve eddig is jól működő dolgokban ne nekünk kelljen feltalálni a spanyolviaszt. Fontos tehát mérlegelni, hogy az általa megosztott információkból mit szeretnénk használni, illetve mit nem. 

A kapcsolati háló fontossága

Az elődön kívül még számos kulcsszereplő lehet a rendszerben. A vezetői sikeresség egyik legfontosabb összetevője, hogy működő kapcsolati hálóra van szükség, ezen keresztül lesznek első kézből való információink, így lehet véleményeket, tapasztalatokat, tanácsokat gyűjteni, és bejutni a korábban zárt ajtókon.  A kapcsolati háló  azonban nem fejlődik magától!  Ebben a kérdésben különösen igaz az a mondás, hogy nem a mennyiség, hanem a minőség a fontos. Nem biztos, hogy minden, egyébként nagyon szimpatikus emberrel való kapcsolódásra szükségünk van! Mérlegeljük tehát körültekintően, hogy a terület eredményessége, vezetői sikerességünk szempontjából milyen kapcsolatokat érdemes fenntartani. Ha sikerült ezeket azonosítani, tegyünk is azért, hogy ezek aktív kapcsolatokká váljanak: keressük a kontaktust és a találkozásokat,  legyünk mi magunk is kezdeményezőek,  ajánljuk fel segítségünket és támogatásunkat. Érjünk el minél szorosabb elköteleződést, tegyünk a bizalom növekedéséért.

A cikksorozat következő, negyedik részében azzal foglalkozunk, hogy a rendelkezésünkre álló információkat milyen szempontok szerint érdemes elemezni.

Pintér Henriette

Üzleti coach, tanácsadó
Az új pozícióba kerülő vezetők támogatója, a magabiztosabb kezdésért!

Felhasznált irodalom: H. Hofbauer – A. Kauer: Einstieg in die Führungsrolle-  Praxisbuch für die ersten 100 Tage, Carl Hanser Verlag München, 2018