Mennyit futsz százon? Felkészülés az első 100 napra egy új vezetői pozícióban – 2. rész - concordia-od.hu - concordia-od.hu - Concordia Szervezet- és Vezetésfejlesztési Kft.

Mennyit futsz százon? Felkészülés az első 100 napra egy új vezetői pozícióban – 2. rész

Az első aktivitások

Cikksorozatunk első részében a belépést megelőző időszakban átgondolásra érdemes témákkal foglalkoztunk. Ha az ott taglalt kérdések számára releváns részének megválaszolására szakít időt a vezető, sokkal tájékozottabban és magabiztosabban állhat a startvonalhoz.

Az új pozíció kapcsán kétségkívül az első tényleges munkanap az, ami meghatározó élmény lesz mind a vezető, mind a környezete, a csapata számára. Az azonban nem mindegy, hogy a „startpisztoly eldördülése” fülsüketítő robbanásként vagy egy izgalmas, minden érintett számára jót ígérő út szignáljaként hat.

A startvonaltól való elrugaszkodás technikáját a sportolók is sokat gyakorolják, hiszen tudják, hogy egy jó induláson mennyi minden múlhat. Nincs ez másként a vezetésben sem: kapkodás és esetlegesség helyett körültekintően átgondolt lépésekre van szükség.

De hogyan készülhet fel a vezető a kezdeti aktivitásokra, hogy minél gördülékenyebbé tegye az első napok, hetek történéseit, megalapozva ezzel a kölcsönös bizalom kialakulását és a hatékony együttműködés feltételeit? Az alábbi ötletek és tippek ehhez nyújtanak egy sorvezetőt.

1. A kinevezés kommunikációja

Ez a téma még akkor sem elhanyagolható, ha vállalaton belül egy másik területről váltunk, vagy a saját korábbi csapatunk vezetőjévé válunk. A közelmúltban egy középvezető osztotta meg velem az – egyedinek sajnos nem mondható – esetét, hogy a máról holnapra való kinevezését addigi csapata élére neki magának kellet közölnie, semmiféle szervezeti vagy felsőbb vezetői szintű kommunikáció nem volt ezzel kapcsolatban. Akár kívülről, akár belülről érkezünk a pozícióba, érdemes előre tisztázni leendő felettesünkkel, illetve a HR osztállyal, hogy mi lesz a kommunikáció folyamata, milyen formális vagy informális szokások vannak.

2. Az első napok megtervezése

Fentiek tükrében tervezzük meg az első napokat! Banálisnak tűnhet, de még a ruházatunk is fontos! Ha már egy ideje a vállalatnál dolgozunk, akkor jól ismerjük a dress code-ot, ha kívülről érkezünk, figyeljük meg az öltözködési szokásokat az előzetes találkozások alkalmával. Válasszunk olyan öltözéket az első napra, ami sem alul, sem túlöltözöttséghez nem fog vezetni. Egy rosszul megválasztott, számunkra stílusidegen vagy kényelmetlen ruhában való feszengés nekünk is kellemetlen, de kívülről is látszik!

Ne bízzuk az első napot a véletlenre: egyeztessük elképzeléseinket a HR illetékeseivel és felettesünkkel, hogy mi is fog történni. A protokolláris dolgok mellett (pl. munkaeszközök átvétele), mindenképp szakítsunk időt a csapattal való találkozásra is. Ezzel azt üzenjük, hogy fontosak számunkra, értük és velük szeretnénk dolgozni. Ne az legyen az első benyomás rólunk, hogy „ma kezdett az új főnök, de senki sem látta”. Egy-egy kedves gesztussal biztosan nem fogunk mellé nyúlni. Az első napra még nem kell nagyszabású programot tervezni, egy rövid bemutatkozás és köszöntőbeszéd, egy kedves ismerkedés a kollégákkal és az elkövetkező napok menetrendjének ismertetése már megnyugtató lesz mindenki számára.

3. Személyes megbeszélések a munkatársakkal, nyitó workshop

Még ha belső késztetésünk is van arra, hogy mielőbb bizonyítsunk és eredményeket tegyünk le az asztalra, adjunk időt magunknak! Az első napok, hetek legfontosabb feladata az integráció, az információgyűjtés, a csapat megismerése. Kerítsünk sort az elején arra, hogy a munkatársakkal személyesen is beszélünk. A négyszemközti megbeszéléseken tájékozódhatunk a munkatárs pontos feladatairól, futó projektjeiről, eddigi ügyekről, amelyekben gyors döntés szükséges. Jó alkalom ez arra is, hogy a kapcsolat személyes szintjét is erősítsük. Arra azonban vigyázzunk, hogy ne tegyünk elhamarkodott ígéreteket, a döntésekben legyünk körültekintőek. Nem biztos, hogy ami zajos, az halaszthatatlanul fontos is: csak akkor döntsünk, ha kellően kompetensek és informáltak vagyunk.

Akkor se hanyagoljuk el ezeket a beszélgetéseket, ha eddig is a csapatban dolgoztunk, hiszen perspektívát kell váltanunk, már vezetői felelősséggel kell hozzáállnunk a feladatokhoz és a munkatársakhoz. Töltsünk minél több időt a csapattal, mutassunk érdeklődést! Érdemes a pozícióba való belépést követő néhány héten belül egy nyitó workshopot is tervezni. Szánjunk rá legalább egy napot a terület és a csapat minél jobb megismerésére, a kölcsönös elvárások, keretek tisztázására, a főbb projektek áttekintésére, vezetői elképzeléseinek ismertetése.

4. Kapcsolat más vezetőkkel és a saját felettessel

Az első napokban időt kell szánni más vezetők megismerésére is, hiszen a velük való együttműködés módja és minősége meghatározó lesz vezetői sikerességünk szempontjából. Minél gyorsabban integrálódunk a vezetői körbe, annál előbb érjük el a pozícióban elvárt munkaképességünket. Igyekezzünk minél jobban megismerni a vezetői struktúrát, hatásköröket. Érdemes megtudni, hogy kitől milyen információt kérhetünk, illetve ő mit vár tőlünk. Jelezzük, hogy készek vagyunk egy új fejezetet nyitni, ha az elődünk érájában nem volt felhőtlen az együttműködés az adott területtel.

Nem a kapcsolatok mennyisége, hanem a minősége a mérvadó! Koncentráljunk elsősorban azokra a személyekre, akik a területünk működésére a legnagyobb hatással vannak, akikkel szoros az együttműködés. Fontos és érdekes információkat hordozhatnak a csoportdinamikai megfigyeléseink, és az érdekek, ellenérdekek rendszerének felmérése is.

Saját felettesünkkel is építsünk minél intenzívebb kapcsolatot! Nagy vonalakban már a kiválasztási folyamat során is körvonalazódtak a feladatok, a felelősségi körök, de most itt az ideje ezeket minél részletesebben megismerni, egyeztetni a célokat, kereteket. Kérdezzünk bátran! Felettesünk érdeke is, hogy minél előbb önállóan és hatékonyan tudjunk dolgozni. Érdemes a kérdéseinket időről időre összegyűjteni, strukturálni és dedikált időt szánni ezek átbeszélésére. Ezzel egyrészt jó benyomást keltünk, másrészt ezen megbeszélések alatt lehetőségünk van egymás munkastílusának megismerésére, a kölcsönös bizalom erősítésére és az együttműködésünk kereteinek lefektetésére. Ugyanakkor fontos tudni, hogy a kezdeti intenzívebb támogatás mellett lépésről lépésre magunknak kell megteremtenünk a megfelelő feltételeket és gondoskodnunk területünk működéséről.

5. Munkakörnyezetünk kialakítása

Ebben a tekintetben nagyon különbözőek vagyunk: van, akinek fontos a munkakörnyezet fizikai minősége, az iroda kialakítása, míg másokra kevésbé hatnak ezek a körülmények. Ha nem vagyunk elégedettek a megörökölt feltételekkel, változtassunk ezeken. Rossz üzenet lehet azonban, ha mindjárt az első napokban radikális lépésekkel kezdünk, elszállíttatjuk a bútorokat vagy leszedjük az összes képet a falról. Eleinte csak kisebb változtatásokkal kezdjünk, ha nagyobb átalakítási ötletünk és igényünk van, azt halasszuk későbbre.

6. Rendszeres analízis, tudatos tervezés

A birtokunkba jutott információkat, kezdeti tapasztalatainkat igyekezzünk rendszerezni és elemezni. Ebben sokat segíthet a rendszerszemléletű megközelítés, a szűkebb-tágabb környezeti összefüggések keresése. Ha így cselekszünk, előbb-utóbb helyére kerül minden puzzle darab, látni fogjuk a részleteket és a nagy egészet is. Ez nem jelenti azt, hogy ne találkoznánk váratlan helyzetekkel vagy meglepetésekkel, amikre előzetesen, a kinevezés előtt esetleg nem számítottunk (vagy rosszabb esetben nem közölték velünk). Bízzunk magunkban és a képességeinkben, hagyatkozzunk korábbi, hasonló helyzetben szerzett tapasztalatainkra, megoldásainkra! És segítséget kérni is ér: támaszkodjunk a csapatunk tudására, a vezetőkre, de hasznos lehet egy coach támogatása is.

Az első napok, hetek aktivitásait követően lassan kirajzolódnak céljaink, prioritásaink, elkezdhetjük kidolgozni a célok eléréshez szükséges stratégiánkat, a megvalósítás módját.

Néhány, az induláshoz hasznos tanáccsal is ellátunk, ha éppen aktuális számodra a pozícióváltás, és kitöltöd ingyenes kérdőívünket

A „Vezető első 100 napja” program segít a fenti témák kibontásában. Amennyiben még több munícióra és támogatásra van szükséged ahhoz, hogy az új vezetői pozíciódban „simán lefusd az első százat”, várunk egyéni vagy csoportos programjainkon, melyeken a felkészülés- elemzés- megvalósítás és a jövő tervezése modulokon kísérünk végig, komplex, a Te személyes vezetői helyzetedben értelmezhető kérdéssorokkal, csekklistákkal.

Pintér Henriette

Üzleti coach, tanácsadó
Az új pozícióba kerülő vezetők támogatója, a magabiztosabb kezdésért!