Az együttműködés újragondolása – A hatékonyság növelésének négy módja a hálózatelemzéssel
„Nem tudjuk irányítani azt, amit nem tudunk mérni.” – Peter F. Drucker
Az állandó alkalmazkodási kényszer motiválja – nem meglepő módon – a szervezeteket átszervezésre és folyamatos újjáépítésre. A jövő szervezetei hierarchikus rendszerüket csapatok hálózatává alakítják át.
Minden szervezetben egyszerre két struktúra működik:
1. mesterséges
2. szerves
A tervezett és létrehozott struktúrák mesterségesek. Ide tartozik a szervezeti hierarchia, az ellátási láncok, a projektcsapatok. Ezeket hivatalosan a vezetők és tulajdonosok tervezik.
A természetes struktúrákat egy közösség tagjai (pl. munkaadók és munkavállalók) hozzák létre. A természetes struktúrák kialakulására természetesen számos tényező van hatással. Csak néhányat említek: mesterséges struktúra, szervezeti kultúra (hatalmi távolság, individualizmus vs. kollektivizmus), konformizmus, a nemek és generációk aránya stb.
Ez a két hálózat együttesen hozza létre a valóságot. A jövő kihívása tehát e hálózatok szinkronizálása a digitális kornak megfelelően.
A szervezeti hálózatelemzés (ONA) képes megjeleníteni a természetes struktúrákat, lehetőséget teremtve a szinkronizálásra.
„Sok módszert ismerek, de úgy vélem, hogy a hálózatelemzés a legjobb mind közül, mert megmutatja a valóságot.” -Lencsés Gergő igazgató, GE Power`s Manufacturing Site Magyarország
Az ONA elemzi a szervezeten belül az alkalmazottak közötti kapcsolatokat. Ezek a kapcsolatok megjelenhetnek egyének, csoportok, egységek vagy osztályok között, bármilyen kombinációban. Az ONA az elsődleges személyes jellemzők (képzettség, tehetség, hierarchiában elfoglalt pozíció stb.) helyett az interperszonális kapcsolatokra összpontosít, így egy újabb dimenziót teremt a szervezet működésének megértéséhez. Ennek sokkal lényegesebb jelentősége van, mint azt elsőre gondolnánk.
„A közösségek hatékonysága ugyanannyira vagy még inkább függ a résztvevők interakciós hálózatától, mint minden mástól, például a tapasztalatokkal, az IQ-val, a készségekkel stb. kombinált tudástól.” – Alex Pentland, MIT
Ha még mindig kétségei vannak, gondoljon csak a grafitra és a gyémántra. Ugyanaz a komponensük (C atom). Az egyetlen különbség az atomok szerkezetében van, ami teljesen más tulajdonságokat kölcsönöz az egyes anyagoknak (a grafit puha és jó elektromos vezető, míg a gyémánt kemény és rossz elektromos vezető).
A STRUKTÚRÁK SZINKRONIZÁLÁSÁNAK 4 MÓDJA
1. Hogyan segíti a természetes struktúra a mesterséges struktúrát?
A mellékelt ábra az értékesítés és az ügyfélszolgálat közötti kommunikációs hálózatot mutatja be (sárga – értékesítés, lila – ügyfélszolgálat).
1. Az ügyfélszolgálat oldaláról csak egy kapcsolat van. Ennek eredményeként az értékesítők szinte semmilyen információval nem rendelkeztek az ügyfélpanaszokról.
2. Egy másik hasonló vállalatnál hasonló módszerrel elemeztek egy ellátási láncot. Néhány évvel ezelőtt egy szervezet ügyfélszolgálatának munkáját vizsgáltuk kollégáimmal. A vezetőség egy konkrét hírcikk után rendelte meg az elemzést. Egy ügyfél a médiához fordult, miután megelégelte, hogy 30 napig nem kapott választ. A szervezeti munkafolyamatokat bemutató hálózaton 3 lépés távolság volt az ügyfélszolgálat munkatársai és az ügyfélpanaszokat fogadó személyek között. Azt is megállapítottuk, hogy az átlagos reakcióidő lépésenként 5 és fél nap volt ((3 lépés be+3 lépés ki)*5,5nap=33nap).
Ez azt jelenti, hogy egy ügyfélpanaszra 33 nap alatt válaszolt a vállalat. Az elemzés pontosan megmutatta, hogy hol voltak a kommunikációs elakadások, és azt is, hogy hol és min kell változtatni.
2. Harmóniának kell lennie a formális és informális hatalom birtokosai között.
A BondWeaver elemző eszköz megmutatja, hogy mely munkatársak számítanak szakértőnek, kik a belső tanácsadók, kiknek a véleménye tudatosságot teremt, kik a mentorok és kik a fejlesztésben (tehetség) aktívak. Először is ellenőrizni kell a 0-1 szabályt, ami azt jelenti, hogy a vezetőknek kulcsszerepet kell betölteniük, és több kulcsemberrel is kapcsolatot kell teremteniük. Továbbá láthatóvá válik a kulcsemberek szervezeten belüli szétszórtsága. A hatékonyabb vezetőség elérése érdekében a befolyásoló személyek befolyásolóinak a vezetőség tagjainak kell lenniük.
3. Megfelel-e a meglévő struktúra a szervezet funkciójának?
A különböző feladatok (például a jól ismert feladatok végrehajtása, az állandó problémamegoldás vagy az innovációk) különböző struktúrákat igényelnek. A funkciónak megfelelő tökéletes struktúra kialakításához tudnunk kell, hogy mi van.
Az ONA kevésbé bonyolult esetekben, például egy új projekt indításakor is segíthet. A BondWeaver Systems segítségével gyorsan ellenőrizhetjük, hogy a kiválasztott dolgozók hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Segítségünkre van, hogy mit kell tennünk a projekt sikeres elindításához.
4. A személyes hatékonyságot gátló hatások feltárása.
A Gallup szervezet sok évvel ezelőtt indított kutatásában egy egyszerű kérdésre kereste a választ: „Mit várnak el a legtehetségesebb munkavállalók a munkahelyüktől?” -First, Break All the Rules, 1999
Tizenkét tényezőt azonosítottak, többek között: van-e barátja? kapott-e elismerést az elmúlt hét napban?
A BondWeaver Systems feltárja azokat a munkavállalókat, akiknek nincsenek barátai a szervezeten belül, és azokat, akik nem kapnak elismerést.
Láthatjuk azokat is, akik túlterheltek vagy alulterheltek a kapcsolataikkal. Továbbá olyan tényezőkről is információt kapunk, amelyek először csökkentik az elkötelezettséget és a teljesítményt, később pedig a szervezet elhagyásához vezetnek. Ilyen például a vezetővel való rossz kapcsolat. Ez az elemzés nem csak a rossz munkavállaló-vezető kapcsolatot tárja fel, hanem azt is megmutatja, hogy hol kell lépéseket tenni. Ha mind a vezető, mind a munkavállaló hálózata egészségesnek tűnik, akkor a vezető és a munkavállaló között rossz a kémia. Ekkor talán célszerű az alkalmazottat egy másik csoportba áthelyezni. Ha csak az egyiknek a hálózata problémás, akkor a kérdéses személyt kell fejleszteni.
Egy ONA eszköz használatával a szervezet pontosan és hihetetlenül gyorsan kaphat olyan információkat, amelyekre korábban éveket kellett várni, és amelyekről nagyobb valószínűséggel rossz információkat kapott.
A BondWeaver Systems azonosítja és vizualizálja az emberek közötti valós struktúrát. Az együttműködés és a nem megfelelő működés jellemzői (pl. silók és elégtelen információáramlás) láthatóvá válnak. A hálózati vizualizáció és az adatvezérelt előrejelzések támogatják a vezetői döntéshozatalt, a változáskezelési folyamatok tervezését, valamint a stratégia kidolgozását és végrehajtását.
Sági György
alapító-terméktervező
Bondweaver Hálózatelemző Kft.
Concordia stratégiai partnere
Tetszett a cikk? Oszd meg ismerőseiddel: